Il business writing è una competenza sempre più importante per la crescita professionale e aziendale.
In questo articolo vedremo come applicare il metodo TTI Success Insights per comunicare in modo più efficace con diversi interlocutori attraverso email, presentazioni, relazioni, messaggi e post.
Business writing: una competenza sempre più importante
Secondo una ricerca commissionata da Slack e condotta nel 2023 dall’agenzia di ricerche di mercato OnePool, un lavoratore scrive in media 112 e-mail a settimana, dedicando poco più di cinque minuti e mezzo a ciascuna.
Se a ciò aggiungiamo il tempo dedicato alla stesura di presentazioni, relazioni, alla scrittura di messaggi e anche contenuti professionali per social possiamo capire quanto sia diventata rilevante la comunicazione scritta nell’attività lavorativa.
La ricerca sopraccitata è stata condotta su un campione di lavoratori in imprese statunitensi e inglesi, ma i suoi risultati possiamo trarre utili insegnamenti anche al nostro contesto.
Nell’indagine condotta da OnePool i professionisti intervistati i hanno dichiarato che le loro e-mail vengono lette e comprese completamente solo un terzo dei destinatari.
Di ciò è prova il fatto che nel 62% dei casi le loro domande non ricevono risposta e nel 49% dei casi ricevono una domanda a cui hanno appena risposto.
Il 57% degli intervistati ha ammesso che se un’e-mail è “troppo lunga” – otto o più frasi – non si prenderanno la briga di leggerla tutta.
Tutto ciò si traduce in un enorme dispendio di tempo ed energie nel migliore dei casi. Nel peggiore può portare a conflitti e all’interruzione di relazioni professionali.
Perché sviluppare la competenza di business writing?
Sviluppare la capacità di business writing per scrivere email, messaggi, realizzare presentazioni, report in modo efficace consente di:
- raggiungere più velocemente gli obiettivi della comunicazione,
- conquistare e mantenere la fiducia di clienti, colleghi, collaboratori, superiori,
- instaurare rapporti produttivi con qualsiasi interlocutore,
- evitare conflitti o perdite di tempo,
- posizionare il proprio brand personale e quello aziendale.
La business writer Luisa Carrada ha scritto
«Un’email è molto più di una trasmissione di informazioni. Ogni parola, persino il loro ordine e il loro ritmo ci rappresenta, parla di noi, costruisce la nostra immagine e reputazione agli occhi degli altri.»
Quindi la competenza di business writing ha anche un impatto sulla reputazione personale e aziendale oltre che sulle performance.
Le domande guida del business writing
Ora che abbiamo capito perché è importante sviluppare la competenza di business writing vediamo come farlo. Ogni volta che scriviamo un’email, una relazione, un messaggio whatsapp ad un cliente o collega, ogni volta che realizziamo una presentazione dobbiamo porci alcune domande.
Dove? O con cosa? Ovvero quali strumenti sto usando, quali canali, quali piattaforme?
Perché? Qual è il mio obiettivo?
Con chi? Chi è il mio interlocutore?
Il “dove” del business writing: scegli lo strumento e usalo in modo corretto
Un errore abbastanza diffuso consiste nell’utilizzo sbagliato degli strumenti di comunicazione.
Spesso le persone non tengono in considerazione le caratteristiche specifiche di ogni strumento.
Ad esempio, un errore diffuso è quello di copiare e incollare il testo di Word o una tabella Excel su una presentazione in PowerPoint.
Strumenti di comunicazione diversi significa spazio a disposizione diverso, soglia di attenzione diversa e tempo di lettura diverso da parte del destinatario.
La scelta di uno strumento di comunicazione dipende anche dagli obiettivi e dal destinatario.
Il “perché” del business writing: focus sull’obiettivo della comunicazione
Gli obiettivi della comunicazione scritta possono essere diversi: entrare in contatto, fissare un appuntamento, porre domande, dare un feed back, rispondere a reclami, informare, motivare, convincere…
Esplicitare subito l’obiettivo di una email fin dalle prime righe anziché dilungarsi con la premessa è il modo migliore per catturare l’attenzione del destinatario. È anche importante restare focalizzati sull’obiettivo ribadendolo in chiusura, magari con un invito ad un’azione.
Il “con chi” del business writing: adattare la comunicazione scritta all’interlocutore
L’efficacia di una comunicazione scritta dipende, oltre che dall’orientamento all’obiettivo, anche dal nostro orientamento al destinatario.
Chi è il destinatario della comunicazione scritta?
Quale relazione professionale c’è tra il mittente e il destinatario?
Qual è il suo status sociale? La sua generazione? Che livello di preparazione ha?
Qual è il suo interesse-bisogno?
Dalla risposta a queste domande dipendono: il tono, l’uso di termini tecnici e il livello di approfondimento del tema, l’ordine degli argomenti.
Un’altra domanda utile da porsi è quale sia lo stile comportamentale dell’interlocutore.
È più dominante, intraprendente, stabile o coscienzioso?
Se conosciamo già il nostro interlocutore. L’abbiamo già incontrato, abbiamo scambiato altre email oppure semplicemente abbiamo la possibilità di leggere il suo profilo Linkedin possiamo riconoscere il suo stile comportamentale e adattarci meglio ad esso.
Il business writing con TTI Success Insights
Le persone con uno stile comportamentale più rosso-dominante apprezzano email brevi, dirette al punto e presentazioni sintetiche con risultati in evidenza. Non amano perdere tempo. Le parole che accendono la loro attenzione sono obiettivi, risultati, azioni, guadagno, ROI, FOCUS, veloce, smart.
Le persone con uno stile comportamentale più giallo-intraprendente amano l‘originalità e la cordialità, spesso usano un tono informale e caldo. Non amano l’eccesso di dettagli e la comunicazione troppo formale. Le parole che accendono la loro attenzione sono nuovo, piacere, creativo, emozione, insieme, energia, divertimento, scoperta, passione.
Le persone con uno stile comportamentale più verde-stabile apprezzano lo stile famigliare, la dimostrazione di attenzione nei confronti dei loro bisogni. Non amano le persone che usano uno stile troppo diretto e le comunicazioni pressanti. Hanno bisogno di tempo. Usano più frequentemente e apprezzano parole come squadra, insieme, condivisione, fiducia, servizio, famigliare, sicuro, grazie, cortesia, sentire.
Le persone con uno stile comportamentale più blu-coscienzioso apprezzano il dettaglio e le informazioni accurate e precise. Amano documenti con dati chiari e precisi. Non amano le mail superficiali e senza filo logico. Entrano facilmente in sintonia con chi usa parole come chiaro, esatto, corretto, preciso, dettaglio, regola, procedura, processo, protocollo, pianificazione, dato.
Riconoscere lo stile comportamentale del nostro interlocutore ci permette di comunicare in modo più efficace anche per iscritto.
Non si tratta di fingere di essere diversi da come siamo per “manipolare” l’interlocutore, ma di assumere la sua prospettiva e usare uno stile di comunicazione che faccia sentire a proprio agio il nostro interlocutore.
Più faremo sentire a proprio agio il nostro interlocutore e più ci ricompenserà con la sua attenzione.
Obiettivo della comunicazione (scritta, come orale) è abbattere muri per costruire ponti!
E il miglior modo di costruire ponti per iscritto è conoscere la lo stile di comunicazione del destinatario.
È possibile applicare TTI Success Insights nella comunicazione scritta quando ci rivolgiamo a diversi interlocutori? Certamente.
Contattaci per approfondire questo argomento e se desideri sviluppare la competenza di business writing nella tua azienda.
Brand & Content manager di GNV Group, consulente certificato TTI Success Insights.
